5 Fungsi Surat Di kantor | Belum Banyak Orang Yang Tahu

Pixabay.com
Dalam perkantoran sangat tidak asing lagi dengan adanya surat. Singkatnya surat itu adalah selembar dokumen atau kertas yang berisi informasi yang disampaikan kepada satu pihak kepada pihak yang lainnya. Surat ini memiliki peran yang penting dalam dunia perkantoran, karena sebagian pekerjaan dikantor pasti memiliki hubungan yang erat dengan surat.

Disini saya ingin membagikan informasi berkaitan dengan peran surat dalam suatu kantor/ organisasi tertentu. Atau bisa juga disebut dengan fungsi surat bagi kantor. Ingin tahu apa saja?

Mari simak selengkapnya

1. Alat dokumentasi

Poin pertama ini adalah surat bisa dijadikan sebagai alat dokumentasi atas bukti suatu kegiatan yang dilakukan di perusahaan. Dokumentasi dalam hal ini tentunya sangat luas mencakup dalam bidang perkantoran, bisa dalam hal keuangan, ketentuan dan peraturan, atau bisa juga laporan suatu kegiatan yang telah atau yang akan dilaksanakan oleh perusahaan atau instansi tersebut.

Contoh sederhananya jika kita suatu perusahaan atau instansi mengadakan suatu kegiatan yang bersifat untuk banyak orang, tentunya akan dibuat surat edaran. Dari surat edaran ini, perusahaan atau instansi memiliki bukti bahwa telah atau akan melaksanakan suatu kegiatan.

2. Bukti historis

Surat juga bisa digunakan sebagai bukti dari perjalanan perkembangan perusahaan/organisasi. Karena dalam surat itu sendiri berisi informasi yang akan memperlihatkan kualitas perkembangan perusahaan sampai sejauh mana.

Contoh sederhananya adalah dalam surat niaga suatu perusahaan misalnya, disana pasti akan ada informasi berkaitan dengan penjualan barang perusahaan per tahunnya atau bahkan perbulannya. Dari data yang ada dalam surat itu, kita dapat mengetahui perkembangan perusahaan secara cepat dan
tepat.

3. Pedoman pelaksanaan pekerjaan

Ada beberapa jenis surat yang biasanya digunakan sebagai pedoman suatu pekerjaan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang ada di organisasi. Salah satu contoh sederhana dari surat ini adalah surat pedoman pengajar yang biasanya di pegang oleh guru yang mengajar di suatu sekolah.

Disana ada beberapa informasi yang dijadikan pedoman oleh guru dalam memberikan pelayanan pengajaran kepada para muridnya. Dengan adanya surat tersebut, tentunya seorang guru tidak akan merasa kesulitan dalam mengajar, karena telah mengetahui pedoman atau dasar-dasar yang memang harus ada dalam proses pengajaran yang akan dia laksanakan.

4. Duta organisasi

Terkadang jika suatu perusahaan akan mengadakan acara yang besar dan berkaitan dengan banyak orang, tentunya tidak akan mungkin jika utusan perusahaan mendatangi pihak-pihak yang diundang ke acara tersebut secara langsung. Hal itu pasti akan memakan banyak waktu, tenaga, serta biaya.

Kembali kepada surat edaran contohnya, disana surat edaran juga bisa berperan sebagai perwakilan perusahan untuk mengundang dalam acara tersebut. Dengan menggunakan surat tentunya kita bisa lebih mengefektifkan waktu dan tenaga serta biaya kantor/perusahaan.

5. Sarana promosi

Tentunya dalam surat, ada bagian kop surat. Dalam bagian surat inilah biasanya dijadikan media untuk promosi baik secara langsung atau tidak langsung oleh perusahaan/instansi. Karena pada bagian ini, terdapat infomasi penting mengenai perusahaan. Biasanya terdiri dari nama perusahaan, jenis perusahaan, nomor telepon perusahaan, alamat kantor perusahaan, website, logo perusahaan, dan masih banyak informasi lainnya.

Dari banyak informasi yang ada dalam kop surat ini,d dipastikan dapat menunjang pihak-pihak yang ingin mengetahui informasi berkaitan dengan perusahaan tanpa mendatangi perusahaan secara langsung. begitu juga dengan perusahaan yang tidak perlu menghabiskan waktu untuk mempromosikan perusahannya kepada pihak-pihak yang bersangkutan.

Demikian artikel yang saya bagikan kali ini, berkaitan dengan fungsi surat. Semoga bisa memberikan manfaat dan menambah wawasan para pembaca. Jangan lupa memberitahukan keberadaan blog ini kepada kerabat dan rekan kalian.

Terima kasih telah membaca artikel ini, jangan lupa juga baca artikel lainnya yang ada di blog ini.

Iklan Atas Artikel

Ikuti

Ikuti

Iklan Bawah Artikel